Bisher kannte ich Kassen nur vom Zuschauen, und ein wenig vom Bedienen. Nun durfte ich eine Kasse programmieren, und das war am Anfang auch ganz leicht.
Die Bedienungsanleitung der Kasse war gut - auch wenn ein paar Dinge fehlten, wie z. B. die Erstellung eines grafischen Logos, dazu war aber immerhin etwas im Internet zu finden.
Nachdem ich Steuersätze, Warengruppen und Artikel festgelegt hatte (in Excel, besser erst einmal überlegen, bevor man mit der Programmierung beginnt) waren die Daten recht schnell eingegeben.
Die Kasse war einsatzreif. Naja, eben nicht! Alles was ich mir als "schlaue Lösung" ausgedacht hatte, musste ich nach Recherchen wieder herausnehmen:
Bankeinzahlungen über Warengruppen abhandeln - keine gute Idee! Dann steht auf dem Bon schön "Bankeinzahlung" und der Kassenbestand stimmt auch. Trotzdem bekommt der Buchhalter dabei graue Haare, denn so zählt die Bankeinzahlung zum Umsatz, bzw. verringert diesen. Der Steuerprüfer hätte Spaß!
Kassendifferenzen (falsch kassiert, falsch herausgegeben) über Warengruppen abhandeln - noch schlechter! Einfach zu bedienen, der Bon ist toll, der Kassenstand ist korrekt, und der Umsatz auch. Nur darf es Kassendifferenzen eigentlich gar nicht geben. Meist muss der Kassierer mit dem eigenen Geldbeutel dafür einstehen. In der Kasse gilt: es ist so viel Geld in der Lade, wie die Kasse das behauptet. Gibt es Abweichungen, dann ist das Sache der Buchhaltung, d. h. die Abweichungen werden nach Kassenabschluss vom Bediener ausgeglichen oder auf dem Kassenbericht erfasst und die Buchhaltung bucht dies auf ein separates Konto wie z. B. "andere Ausgaben".
Gutscheine über eine Warengruppe verkaufen, OK, aber nicht einlösen! Sonst stimmt der Kassenbestand nicht, da der Gutschein ja kein Bargeld darstellt. Man muss also eine Zahlungsart (EC oder Scheck) zum Gutschein umfunktionieren und alle Texte entsprechend anpassen.
Steuern waren auch ein Quell der Freude: Pfand wird mit dem normalen Steuersatz besteuert - klar, ist ja auch ein Luxusgut. Postkarten - ermäßigter Steuersatz, Glückwunschkarten - voller Steuersatz. Schokolade, ermäßigter Steuersatz - klar ist ja ein Grundnahrungsmittel. Für mich wurde sie das im Laufe der Programmierung tatsächlich ... Nervennahrung.
Suchen im Internet beleuchtete einige Facetten - wenn man weiß, wonach man sucht, z. B. "Mankogeld". Wenn man nichts weiß, findet man auch nichts. Eine Übersicht nach dem Motto "so sollte eine Kasse eingerichtet sein" - Fehlanzeige.
Ein ganz brauchbares Papier findet man mit dem Suchbegriff "ordnungsgemäße Kassenführung".
Die Hotline des Herstellers war überaus hilfreich, was dann aber Steuerrecht angeht, dürfen sie nichts sagen. Das verstehe ich.
Nachfragen beim Finanzamt: keine Ahnung! Tatsächlich konnten mir beide Mitarbeiter bei meinen Fragen nicht helfen. Sie haben mich auf einen Mitarbeiter verwiesen, der im Außendienst Kassenprüfungen durchführt. Der Mann war der erste und einzige kompetente Ansprechpartner.
Trainingsmodus zum Testen nutzen: ja. teilweise. Da keine Umsätze gebucht werden, kann man Berichte und Kassenbestand nicht vor dem tatsächlichen Einsatz testen.
Man findet bei der Suche nach Antworten oft auch Antworten auf Fragen, die man vorher gar nicht hatte. Zum Beispiel Bankeinzahlungen: diese müssen nach der Entnahme aus der Kasse spätestens am nächsten Werktag bei der Bank eingezahlt werden. Sonst sieht das Finanzamt darin einen Privatkredit.
Kein Verkauf, Schublade öffnen: vermeiden! Viele Betrügereien gehen über diese Schiene, man macht sich schnell verdächtig.
Trainingsmodus: vor dem Echtbetrieb komplett deaktivieren! Viele Betrüger kassieren zeitweise im Trainingsmodus. So kann man den Verdacht von vorneherein ausschließen.
Kasse anmelden: ja, das muss man. Nein, nicht einfach so, sondern mit einem Formular. Und nein, das Formular gibt es noch nicht - knapp ein Jahr nach Einführung der Regel.
Man könnte noch so viel schreiben ... ich habe viel gelernt, vor allem aber, dass mir 90% der Vorschriften sicher immer noch unbekannt sind, egal wie viel ich recherchiere.
Ich kann nur hoffen, dass das, was ich programmiert habe, und die Handhabung der Kasse einigermaßen regelkonform sind. Da wäre ein wenig Hilfestellung seitens des Finanzamts wirklich wünschenswert, aber die halten nur die Hand auf.
